пишите на адрес клуба дату предполагаемого длительного отсутствия, внесем пометки в базе данных

по поводу раздела на сайте с пометками - надо подумать.

ну это же всего несколько дней,
бывают ведь на месяц пропадают.

меня например почти месяц не будет в конце июня - начале июля. Лето - оно понятно, на какое-то время все куда-то поедут.

может на форуме темку создать отпуска и командировки, где участники, которые будут уезжать будут обозначать даты?

Предложения от Константина, присланные письмом

Предложения
1 Может стоит собрать сначала определенную сумму под определенную тему например по 100 р. в месяц  и на них выпускать календари- чтобы не было застоя
2 Часто бывает так что   у одного коллекционера есть очень редкий календарь которого нет у других и он был бы интересен остальным коллекционерам а их
исключительность при  таком тираже не должна пострадать Может стоит ввести практику довыпуска этих календарей
3 И тогда последнее-может стоит просто собирать согласованную  фотобазу и с ней работать Например- тема автомобили- Вкладыши ТУРБО ( вот только кто-то
должен работать в Photoshopе -ведь часто  им требуется реставрация)

вроде бы изначально в условиях клуба говорилось, что календари допечатываться не будут - тираж ограничен...

вы наверное имеете в виду репринтное издание? но другим коллекционерам он был бы интересен именно в первоначальном виде, а репринт - это просто современный календарь со старинной картинкой... не знаю, мне кажется, лучше пусть редкие и остаются редкими и единичными и радуют своих хозяев.

по поводу вкладышей турбо и автомобилей, то был опрос об интересах тем, и хочу отметить следующее, что темы. которые более 10 % голосов о том, что тема не будет  покупаться (а у автомобилей процент аж 19) - такие темы в ближайшем будущем рассматриваться к выпуску не будут. иначе просто последующих выпусков придется ждать очень долго, на этот вопрос уже был ответ в теме, где предлагали выпустить календарики со своими любимцами и т.д. Выпускаться будет то, что интересно большинству участников... Если тема популярна, то вы всегда можете ее обменять на свою тему, а вот малопользующаяся спросом так и повиснет.
А брать картинки с вкладышей турбо... это неинтересно и достаточно трудоемко, тем более надо еще и реставрировать... тем более к допечатной подготовке предъявляются определенные требования... Лично в свою коллекцию я не возьму календарики со вкладышей турбо....

Календари выпускаются ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО учредителями клуба. Члены клуба будут вести только голосование по выбору тематики (которое будет предложено с 4 выпуска) и могут вносить предложения по улучшению, развитию серий.

Скажу так, 100 рублей в месяц с каждого члена клуба - это недостаточно для выпуска серии . ..   - членов клуба меньше чем тираж издания...
Тем более представьте, что это сначала со всех надо собирать эти деньги - это очень затруднительно и надо только этим и заниматься (а у учредителей еще и работа есть и семьи), пока все пришлют.... это выпуск выйдет неизвестно когда... К тому же пересылка... или повышение цен - пока все пришлют,потом отдельно на пересылку и корректировку цены  дособирать? - так серия никогда и не выйдет...
дело в том, что от серии к серии  возможно повышения цен, увеличение количества серий - поэтому итоговая цена становится известна только в момент заказа... Поэтому календари выпускаются на средства учредителей +  все вырученные от продажи календарей деньги. Поэтому вариант с предварительным сбором денег со всех участников приведет к длительной задержке в выпуске серий и к большим затратам времени.